Comment écrire une lettre d’explication ?

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Savoir écrire une lettre officielle

Lorsque vous devez quitter une location, demander une annulation d’abonnement ou prendre des mesures auprès des administrations, la lettre officielle est essentielle. Toutefois, ce type d’exercice administratif nécessite le respect de quelques règles pour éviter d’avoir un effet néfaste. Nous expliquons ici comment procéder.

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Une lettre officielle, que dois-je faire ?

Pour certaines procédures administratives, un simple appel ne suffit pas. Une lettre officielle écrite de votre part est ensuite demandée pour lancer une procédure et constituer une preuve de votre approche . Voici quelques exemples où le courrier est nécessaire :

  • Résiliation d’un bail, d’un abonnement
  • Une lettre à la CAF pour une mise à jour de votre situation
  • La demande de délai de paiement de la part du Trésor
  • Une lettre de motivation ou une lettre de candidature

petite note : Une une lettre est toujours appréciable dans le contexte personnel, avec pour par exemple une lettre de remerciement, de félicitations ou avec la carte postale traditionnelle.

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Lettre manuscrite ou dactylographiée ?

nécessaire pour une approche, cette information est désormais systématiquement spécifiéeSi l’acte d’écrire une lettre officielle était une chose très courante il y a deux décennies, la montée en puissance du web pour généraliser l’utilisation du courrier électronique, beaucoup plus rapide et très pratique. Néanmoins, de nombreuses démarches personnelles et professionnelles nécessitent encore de prendre la plume pour s’exprimer. Rassurez-vous, si une lettre manuscrite est , sinon une lettre dactylographiée est acceptée par défaut.

La lettre de motivation ou la candidature

Aujourd’hui, ce type de courrier est souvent informatisé, mais sachez que certaines entreprises ou institutions exigent encore des lettres manuscrites officielles. L’orthographe et la syntaxe sont donc aussi importantes que la propreté et la fluidité de l’écriture.

Étapes à suivre pour écrire un document administratif Courrier

Voici quelques règles pour rédiger une lettre officielle :

1/Le titre de la lettre officielle

Lors de la rédaction d’une lettre, l’indication de l’expéditeur est essentielle. Dans le coin supérieur gauche de la lettre, vous devez spécifier successivement :

  • Votre prénom et votre nom de famille, ou le nom de votre entreprise
  • Votre adresse
  • Le code postal de votre ville de résidence
  • Votre numéro de téléphone
  • Votre adresse e-mail

2/Spécifiez le destinataire et la date du courrier

Si les informations de l’expéditeur sont placées à gauche de la page, le paragraphe désignant le destinataire de la lettre est placé après celui-ci, cette fois à droite du document. Ces lignes doivent spécifier :

  • Nom ou nom commercial du bénéficiaire
  • L’adresse du destinataire
  • Le code postal ainsi que la ville du destinataire

Toujours à droite du et en sautant une ligne, il est habituel d’indiquer le lieu et la date d’écriture de la lettre. Le lieu et la date peuvent également être positionnés tout en haut à droite, au niveau de l’en-tête du document.

3/But du courrier officiel et de la référence

courrier court et clair est toujours plus facile à lire. Par conséquent, en dessous des éléments décrits ci-dessus, indiquez l’objet de la lettre Un .

Dans En outre, si vous avez un numéro de référence, un numéro de suivi ou un numéro de dossier , assurez-vous de l’indiquer, cela permettra à votre destinataire de vous identifier plus rapidement par ordinateur.

Commencez ensuite le corps de votre texte par Madame, monsieur, si vous ne savez pas qui lira la lettre. Si la lettre est destinée à une personne en particulier, indiquez son nom ou, si vous ne connaissez pas, sa position . (M…. ou Mme…).

Orthographe et syntaxe

Dans une lettre officielle, à l’attention d’un client, d’une entreprise ou d’une institution, l’orthographe et la syntaxe sont très importantes. C’est une question de crédibilité. Si vous n’êtes pas sûr de vous, n’hésitez pas à demander à quelqu’un de le relire.

4/N’ oubliez pas la formule de politesse

Une fois le corps de votre texte entièrement rédigé, n’oubliez pas de conclure votre lettre officielle avec une formule appropriée . Il existe de nombreuses tournures de phrases, mais vous devez en choisir une en fonction de la relation que vous entretenez avec votre interlocuteur et en fonction du sujet du courrier.

Pour obtenir une lettre de motivation avant de vous saluer :

  • Je reste à votre disposition pour fixer un rendez-vous afin de vous montrer ma motivation lors d’un entretien.

Et enfin, le dernier message d’accueil.

Attention : le libellé utilisé dans la phrase polie doit être identique à celui que vous avez placé devant le corps de la lettre. Donc, si vous avez écrit « Madame », vous remettrez « Madame » dans la formule polie. Si vous avez écrit à M. le directeur, passez la main à vous, M. le directeur. Si vous avez commencé par Madame, Monsieur, vous réécrirez Madame, Monsieur, à la fin de la lettre.

Voici quelques exemples de la façon de mettre fin à un courrier officiel :

  • Veuillez accepter, madame, monsieur, l’expression de mes meilleurs sentiments.
  • Je vous prie de recevoir, Madame la Directrice, mes salutations respectueuses.
  • Veuillez accepter, M. le directeur financier, mes salutations les plus respectueuses.
  • Veuillez accepter, madame, monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
  • En attendant une réponse qui, je l’espère, sera favorable, je vous demande de recevoir, Monsieur le Président, l’assurance de ma considération distinguée.

Tout ce que vous avez à faire, c’est de signer la lettre avec votre prénom et votre nom de famille, et le tour est joué !