Comment faire l’analyse d’un projet ?

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L’étude d’opportunité (ou l’analyse de rentabilisation) est une étude de faisabilité économique conçue pour assurer la viabilité d’un investissement. Il servira de base à l’autorisation d’un projet et à l’évaluation de la réalisation des objectifs.

Il s’agit donc de rédiger un document appelé « étude d’opportunité » qui validera ou non la validité de votre projet.

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Dans cet article, je vous propose la meilleure structuration d’une analyse de rentabilisation ainsi qu’un modèle prêt à l’emploi que vous pouvez adapter à votre projet. Mais avant d’en détailler les composantes, je vais vous parler du contexte général d’une analyse de rentabilisation.

Pourquoi réaliser une étude d’opportunité ?

Un projet est entrepris pour saisir une opportunité ou résoudre un problème. Son succès permet de créer de la valeur pour l’entreprise en la faisant passer d’un état actuel à un état futur souhaité.

Cependant, un projet nécessite l’engagement de ressources (humaines, financières, matérielles).

D’où la nécessité de prendre le temps de mener la étude d’opportunité avant de prendre la décision d’aller de l’avant avec un projet.

En effet, cela permettra à votre direction de valider si le projet doit être lancé, par une analyse préliminaire et une évaluation des avantages futurs du projet et de ses coûts. L’étude d’opportunité doit également identifier les risques possibles.

À la fin de cet article, vous serez en mesure de structurer et de réaliser vos propres analyses de rentabilisation pour de nouveaux projets.

Les avantages et les limites d’une note d’opportunité

Bien que l’étude d’opportunité présente de nombreux avantages, elle présente également des limites, comme vous pouvez le constater dans l’infographie suivante :

Qu’est-ce qu’une opportunité d’étude ?

La note d’opportunité est un document commercial du projet utilisé tout au long du cycle de vie du projet.

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De plus, il est utilisé avant le début du projet pour aboutir à une décision d’accepter ou de rejeter le projet. Il permet de mesurer le succès du projet par rapport à ses objectifs, lorsque il est arrivé à son terme.

Le processus de définition des besoins de l’organisation, d’analyse de la situation, de formulation de recommandations puis de définition des critères d’évaluation s’applique à tous les projets de l’organisation.

Une note d’opportunité doit inclure les éléments suivants :

Les 6 composantes d’une étude d’opportunité (Business Case)

1- Le besoin de l’organisation

L’analyse de rentabilisation est souvent précédée d’une évaluation des besoins dont le but est de comprendre les objectifs, les points à aborder et les opportunités à saisir. Au minimum, cette rubrique doit couvrir les points suivants :

  • Déterminez les raisons d’agir : Par exemple , une nouvelle contrainte réglementaire, un changement dans le comportement des consommateurs des clients, une initiative de concurrence et la nécessité de ne pas être dépassé par cette concurrence, un changement du climat économique, la mise en œuvre d’une nouvelle orientation stratégique de votre entreprise, recommandations à la suite d’un audit interne ou externe, etc.
  • Documenter le problème à résoudre ou l’opportunité à saisir  : Par exemple, le lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle offre commerciale, l’évolution d’un système d’information ou d’un produit existant, la réingénierie d’un processus organisationnel existant, les changements dans la les caractéristiques de la distribution d’une chaîne, le lancement d’une nouvelle version de site Web, le lancement d’une application pour smartphone, etc.
  • Identifier les parties prenantes : quels départements et équipes devraient être impliqués dans ce projet. Indiquez ici si les ressources externes doivent être utilisées et, le cas échéant, lesquelles, spécifiez pour les ressources internes à quels services de l’entreprise elles appartiennent.
  • Identifier la portée : Nous décrivons ici précisément la portée de l’étude d’opportunité en termes de marché, de structures, d’équipes impliquées, de processus impliqués et de fonctions affectées.

Avertissement : En plus de la portée identifiée, il est fortement recommandé d’ajouter des exclusions du projet.

2-Analyse de situation

Après avoir identifié le besoin, je vous invite à faire un peu plus sur la situation générale. Cette analyse doit aborder, sans toutefois s’y limiter, les axes suivants :

  • Identifier les stratégies et les objectifs de l’organisation ;
  • Identifier la ou les causes initiales du problème ou les principaux aspects de l’opportunité ;
  • Évaluer la capacité de l’organisation à soutenir le projet
  • Identifier les risques : Pensez à couvrir les aspects organisationnels, fonctionnels, techniques et humains, ainsi qu’à évaluer comment les contourner ou les atténuer ;
  • Identifier les principaux facteurs de réussite
  • Identifiez les critères d’évaluation utilisés pour analyser les différentes options et scénarios.

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Exemples de catégories de critères utilisés pour analyser une situation :

  • Obligatoire  : Ce critère doit être respecté pour résoudre le problème ou opportunité.
  • Souhaité . Il est souhaitable de répondre à ce critère pour aborder le problème ou l’opportunité.
  • Facultatif . Ce critère n’est pas essentiel. Lorsqu’il est rempli, il devient un élément qui vous permet de différencier les autres plans d’action.

Pour l’analyse de la situation, et en fonction du contexte, plusieurs outils et modèles peuvent être utilisés. Nous aborderons la matrice SWOT plus loin dans cet article. Selon le contexte, d’autres modèles peuvent également être utiles.

En savoir plus sur la matrice SWOT

PESTEL (politique, économique, sociologique, technologique, environnemental et juridique) est recommandé pour formaliser une analyse des facteurs macro-environnementaux et pour l’analyse du contexte.

En savoir plus sur l’analyse PESTEL.

Le diagramme d’Ishikawa (également appelé diagramme en arête de poisson ou 5M) est utilisé pour identifier la racine sources d’un problème donné.

En savoir plus sur le diagramme d’Ishikawa

3- État futur

L’état souhaité par l’organisation décrit l’état qui devrait en résulter si le besoin est satisfait à la fin du projet. Il doit inclure des résultats mesurables qui peuvent être utilisés pour évaluer la pertinence de l’étude d’opportunité et/ou de la solution proposée.

Conseil : assurez-vous toujours que vos objectifs sont déterminés par des indicateurs SMART (spécifiques, mesurables, ambitieux, réalistes, basés sur le temps)

Pour s’assurer que les produits livrables du projet correspondent aux objectifs attendus, les résultats souhaités doivent être examinés aux étapes définies dans le plan de gestion des avantages ainsi qu’à la fin du projet.

Modèle d’étude d’opportunité

Business case avec une étude de cas concrète

4- Options et scénarios

Identifiez un ensemble d’options ou de scénarios à prendre en compte lorsque vous traitez le problème ou l’opportunité. Les options représentent tous les choix disponibles pour l’organisation pour gérer la situation.

Par exemple, une note d’opportunité peut comporter les trois options suivantes :

  • Option 1  : Status Quo ou accepter de maintenir la situation actuelle, en choisissant cette option, le projet n’est pas autorisé.
  • Option 2  : Faites le minimum pour faire face au problème ou à l’opportunité.
  • Option 3  : Faites plus que le minimum requis pour résoudre le problème ou l’opportunité. Cette option répond à l’ensemble minimal de critères ainsi qu’à d’autres critères documentés.

Pour chaque scénario, les ressources requises (humaines, techniques et financières) et les coûts sont décrits.

Pour chaque scénario, il est précisé comment les objectifs du projet peuvent être atteints en termes d’organisation, de ressources techniques et humaines.

Nous développons les impacts organisationnels, les risques associés à chaque scénario et les moyens de les éviter. Les impacts de chaque scénario sur l’organisation, les équipes et les risques sont décrits.

Il est également décrit pour chaque scénario dans quelle mesure il atteint les objectifs du projet et les aspects positifs et négatifs de chaque scénario sont identifiés.

Les principaux coûts de chaque scénario peuvent être présentés sous la forme d’un tableau comparatif et énumérer les principaux avantages et avantages attendus de chaque scénario.

5- Recommandation

Définissez l’option recommandée par l’auteur de l’analyse de rentabilisation pour autoriser et suivre le projet. Cette déclaration doit inclure au moins les éléments suivants :

  • les résultats de l’analyse de l’option recommandée ;
  • Contraintes, hypothèses et risques associés à cette option
  • Indicateurs de succès
  • Plan de mise en œuvre de haut niveau (délais, acteurs, rôles, responsabilités).

Il est également souhaitable d’inclure les critères de lancement du projet , où nous énumérons ici les conditions préalables au début du projet, telles que la disponibilité des ressources nécessaires à la phase de démarrage, les dépenses à engager au début du projet, les besoins spécifiques en termes d’expertise (interne ou externe), de développement fonctionnel et/ou technique à planifier (prototype, expérimentation, etc.).

6- Évaluation

Décrivez le planifier pour mesurer les avantages offerts par le projet. Il devrait inclure tous les aspects opérationnels et indicateurs permettant de mesurer le succès de l’option recommandée après sa mise en œuvre.

Exemple d’indicateurs de mesure des bénéfices :

  • Réduction des dépenses (personnel, fournitures, etc.)
  • ; Augmentation de la part de marché
  • Augmenter la portée fonctionnelle des compétences d’un département ;
  • Une marque plus respectueuse de l’environnement ; une image de marque plus innovante ;
  • un meilleur taux de satisfaction des clients ;
  • Réduisez le nombre de tâches opérationnelles pour un même processus
  • etc.

Proposez des indicateurs concrets pour mesurer le retour sur investissement de votre projet :

  • Variations de la part de marché ou de la part de marché en cas de nouveau produit ou service ;
  • le chiffre d’affaires ;
  • le montant des frais généraux de l’entreprise ;
  • Évolution du trafic sur le site Web ;
  • Évolution du nombre de déclarants sur le site ;
  • Évolution du nombre de les clients ;
  • Nombre d’utilisateurs pour une application interne.

Vous pouvez télécharger ce modèle d’étude d’opportunité prêt à l’emploi :

Téléchargez ce modèle d’analyse de rentabilisation gratuit

CONCLUSION

Enfin, je voudrais réitérer ma forte recommandation d’avoir le réflexe de préparer une étude d’opportunité (business case) avant de mettre en place un projet et d’assurer sa mise à jour régulière. Ce document aidera à prendre une décision éclairée et à garantir que les résultats attendus sont atteints.

Merci d’avoir pris le temps de terminer cet article, vous avez maintenant la parole.

Avez-vous déjà élaboré ou examiné des analyses de rentabilisation ? J’ai hâte de lire vos commentaires, questions et expériences sur le sujet !