Le développement d’une entreprise est conditionné par les performances du service RH. En effet, les Ressources Humaines gèrent le capital humain de toute l’entreprise. C’est dans cette optique que la plateforme de digitalisation My PeopleDoc a vu le jour en 2007. Cette innovation est venue faciliter le quotidien du service RH et le rendre plus productif. Comment PeopleDoc va s’y prendre ? Nous vous dévoilons tout dans cet article.
Plan de l'article
Case Management & Knowledge Portal
Case Management & Knowledge Portal permet la réduction de la durée de traitement des requêtes des salariés. En effet, les ressources humaines mettent beaucoup de temps à répondre à des questions parfois récurrentes. Pourtant tout ce que recherche le salarié, c’est une réponse rapide et personnalisée. PeopleDoc vient donc structurer et automatiser les échanges entre les employés et les ressources humaines. Grâce à un portail adapté et à une fonctionnalité de case management, les salariés auront facilement les informations recherchées. Cette plateforme servira de point de contact convivial pour les doléances des salariés. Ainsi, le service RH des entreprises pourra améliorer sa qualité de service vis à vis des collaborateurs.
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L’autre solution est le CSP RH digital. Ce dernier permet de limiter la densité des demandes soumises aux RH. Grâce à ce service, les demandes sont traitées à plusieurs échelles. Il y a d’abord un espace en ligne self-service pour les préoccupations de niveau 0. Les salariés pourront y trouver eux-mêmes les réponses à plusieurs de leurs préoccupations. Dans le cas contraire, les demandes non traitées sont transférées au niveau 1. En cas de difficulté, ce niveau peut passer le relai au niveau 2 et ainsi de suite. Par conséquent, les salariés deviennent plus autonomes et les RH sont exemptées des tâches chronophages.
HR Process Automation
HR Process Automation permet de passer du travail manuel à la gestion automatisée, pour un meilleur rendement du service RH. Grâce à cette solution proposée par PeopleDoc, l’agilité RH est au rendez-vous. En effet, Process Automation permet une gestion optimale de la carrière de chaque salarié. Le service des ressources humaines pourra ainsi mieux gérer les promotions ou les mutations, et même les congés du personnel. En-dehors de cela, l’option Onboarding simplifie les procédures de recrutement et fluidifie le traitement des documents inter-services. C’est ainsi que le salarié est mieux suivi et son intégration est personnalisée.
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Le Process Automation via la planification de workflows permet également de dispatcher facilement les tâches aux collaborateurs.
Employee File Management et coffre-fort RH
Employee File Management est une solution de PeopleDoc permettant de simplifier la gestion des documents des salariés. L’équipe RH pourra dans un même espace :
- créer,
- partager,
- déterminer l’accès, et même
- supprimer des documents de salariés.
Cette gestion plus dynamique permettra de mieux rechercher un dossier ou de vérifier si des documents sont absents ou obsolètes. Vous pourrez ainsi demander leur mise à jour dans les plus brefs délais.
Sur PeopleDoc, chaque salarié dispose également de son propre coffre-fort sécurisé et personnalisé. Ce dernier permet d’emmagasiner plusieurs informations propres à chaque salarié. Il s’agit entre autres des documents confidentiels comme les bulletins de paie par exemple. PeopleDoc donne la latitude à chaque salarié d’accéder gratuitement à ses pièces professionnelles et personnelles.
Un système normalisé de sécurisation de données
Les ressources humaines ont l’obligation de veiller à la confidentialité des données sur les salariés. Les informations comme le numéro de sécurité sociale, les entretiens d’évaluation, les bulletins de paie sont classées « top secret ». C’est ainsi que PeopleDoc offre un système de sécurisation de données dans le respect des normes en vigueur. En effet, les données RH des entreprises seront stockées dans des centres d’hébergement certifiés ISO 27001. Ces informations sont également à l’abri grâce au standard de cryptage symétrique AES-256.
Conformément au Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD), les entreprises ont l’obligation :
- d’instruire une politique de confidentialité dans le respect des exigences du règlement,
- de mettre à niveau les procédures internes et la sécurité des données (gestion des droits d’accès, cryptage, système d’horodatage, signature électronique, espaces de stockage avec un niveau de protection avancé).
Une bonne gestion des ressources humaines favorise une bonne productivité et par conséquent une augmentation du rendement.
Reporting et Analytics pour améliorer la prise de décision
La gestion des ressources humaines ne se limite pas à la sécurité des données. Vous devez pouvoir analyser et comprendre les informations collectées pour améliorer la prise de décision. Le module d’Analytics proposé par PeopleDoc offre une solution intuitive qui permet aux entreprises de visualiser les données RH sous forme graphique.
Le service fournit un système de suivi en temps réel, ainsi qu’une interface personnalisable pour faciliter l’accès aux informations importantes sur le personnel. Les équipes RH peuvent ainsi constater rapidement si elles ont besoin d’ajuster leur stratégie, voire même changer leurs pratiques managériales.
Grâce au reporting et à l’analyse, le logiciel permet aussi une meilleure planification budgétaire. Effectivement, le module offre une vue globale sur toutes les dépenses liées à la gestion du personnel : salaires, avantages sociaux, formation professionnelle, etc. Cette visibilité permet d’éviter les mauvaises surprises financières et aide à identifier où il faut investir davantage ou économiser.
L’utilisation du reporting et d’Analytics contribue fortement à améliorer l’efficacité des services RH en automatisant certaines tâches administratives chronophages. Par exemple, la création automatique de rapports mensuels sur le taux d’absentéisme ou encore l’extraction facile des statistiques relatives aux primes trimestrielles.
Les analyses réalisées grâce au reporting sont aussi utiles dans divers scénarios critiques comme lorsqu’il s’agit de déterminer quelle équipe a été plus performante ou quel candidat serait mieux adapté pour un poste donné.
PeopleDoc offre une gamme de produits pour la gestion des ressources humaines qui permettent d’améliorer considérablement la productivité et l’efficacité des entreprises. En combinant sécurité, interactivité et performance, le logiciel propose un investissement sûr pour les organisations souhaitant simplifier leurs processus RH tout en restant conformes aux règles en vigueur sur la protection des données.
Intégration avec les systèmes existants pour une transition en douceur
Pour les entreprises, la transition vers une nouvelle plateforme de gestion RH peut souvent être décourageante. C’est pourquoi PeopleDoc a développé une solution d’intégration facile, qui permet aux organisations de migrer en douceur leurs données depuis leur système existant.
PeopleDoc offre des intégrations avec les systèmes de paie, la messagerie électronique et même les solutions CRM. Cette fonctionnalité facilite l’importation des données sur le personnel afin d’avoir une vue globale complète et précise dès le début du processus.
Lorsqu’une entreprise choisit d’utiliser PeopleDoc pour sa gestion RH, elle ne doit pas nécessairement abandonner ses plates-formes existantes. Au contraire, PeopleDoc est conçu pour s’intégrer facilement à ces systèmes.
Le logiciel utilise aussi un format standardisé tel que XML ou JSON pour communiquer avec ses partenaires technologiques. Cela signifie qu’il peut se connecter à n’importe quel autre système prenant en charge ces formats sans avoir besoin de développement supplémentaire.
En utilisant une approche modulaire pour son architecture logicielle, PeopleDoc permet à ses clients de sélectionner simplement les modules dont ils ont besoin. Cela évite toute modification importante dans leur structure actuelle, ce qui réduit considérablement le temps dédié au déploiement du nouveau système et augmente rapidement la productivité.
Grâce à cette capacité d’intégration étendue, PeopleDoc garantit que votre entreprise dispose des outils nécessaires pour créer un environnement cohésif répondant parfaitement aux besoins de votre organisation tout en améliorant la productivité et en réduisant les coûts.
La flexibilité et l’évolutivité sont deux des caractéristiques principales qui ont conduit à la popularité croissante du logiciel PeopleDoc. Les entreprises qui cherchent une solution RH complète, fiable et facile à utiliser devraient considérer sérieusement cette plateforme innovante pour gérer efficacement leur personnel.
